Dokumenten-Management

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Dokumente hochladen

Nachdem Sie Ihre Fahrzeuge angelegt haben, müssen Sie nur noch die “Pflichtdokumente” hochladen. Das Mein Fuhrpark Team gibt die Daten aus den Dokumenten für Sie ins System ein.

Folgende drei “Pflichtdokumente” werden benötigt, damit die Fahrzeuge vollständig angelegt werden können:

  • KFZ-Schein (Zulassungsbescheinigung Teil 1)
  • Versicherungsvertrag
  • Je nach Finanzierungsart: Leasing- / Finanzierungsvertrag / Kaufrechnung

Nachdem die Pflichtdokumente hochgeladen sind, ist es sinnvoll, alle eingehenden Rechnungen zu den Fahrzeugen ebenso in MEIN FUHRPARK hochzuladen. Zum einen sind dann die Kosten und Auswertungen im System immer vollständig, zum anderen unterzieht das MEIN FUHRPARK Team jede Rechnung einer technischen Prüfung. Falls Ihre Werkstatt zu hohe Preise abruft, unüblich viele Arbeitsstunden abrechnet oder Wartungen unternimmt, die vielleicht gar nicht notwendig gewesen wären, werden Sie informiert.

Das Dokumenten Archiv

Button “Dateien zum Fahrzeug”

Zu den hochgeladenen Dokumenten sehen Sie jeweils einen Status:

  • “V” – Verarbeitet: Das Dokument wurde bereits vom Mein Fuhrpark Team verarbeitet
  • “UP” – Uploaded: Das Dokument wurde erfolgreich hochgeladen. Sie können es nun selbst verarbeiten, oder darauf warten, bis das Mein Fuhrpark Team das für Sie erledigt. In der Regel beträgt die Bearbeitungsdauer ca. einen Werktag.
  • “IN” – Invalid: Das Dokument wurde falsch hochgeladen oder es fehlen wichtige Infos. Sie müssen das Dokument erneut hochladen.
  • “NO” – No Upload: Beim Hochladen ist etwas schiefgegangen. Bitte laden Sie das Dokument erneut hoch
Mein Fuhrpark Fahrzeugverwaltung Fuhrparkmanagement

Rechnungen selbst verarbeiten

Nachdem Sie ein Dokument hochgeladen haben, können Sie das Dokument auch selbst verarbeiten und müssen nicht darauf warten, bis das Mein Fuhrpark Team reagiert.

Dazu klicken Sie bei dem frisch hochgeladenen Dokument auf den Euro-Button “Kosteneintrag zur Datei anlegen”.

Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Kosteneintrag erstellen können. Sind alle relevanten Informationen eingetragen, können Sie unten auf den blauen “Anlegen” Button klicken. Die Pflichtfelder sind: Kostenart, Betrag, Datum.

Im Anschluss öffnet sich die entsprechende Kostenkategorie, wo Sie den erstellten Kosteintrag nochmals ansehen und ggf. bearbeiten können.

Button "Kosteneintrag anlegen" im Dokumenten-Archiv
Eingabemaske für Kosteneinträge

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Tel.: +49 (0) 8731 32 65 23

Mail: info@meinfuhrpark.de

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