Tankkarten richtig einsetzen und Missbrauch verhindern

Tankkarten gehören heute in vielen Unternehmen zum festen Bestandteil des Fuhrparkmanagements. Sie vereinfachen die Abrechnung von Kraftstoffkosten, reduzieren den Verwaltungsaufwand und schaffen Transparenz über die Ausgaben der Fahrzeugflotte.

Doch die Vorteile einer Tankkarte kommen nur dann voll zum Tragen, wenn deren Nutzung klar geregelt und regelmäßig kontrolliert wird. Fehlen feste Prozesse, können unnötige Kosten entstehen oder Missbrauch unbemerkt bleiben.

Kraftstoffkosten senken durch mehr Transparenz

Wer mit Einzelbelegen hantiert, verliert schnell den Überblick. Besonders bei mehreren Fahrzeugen und Fahrern entsteht ein hoher Aufwand für die Erfassung, Prüfung und Zuordnung der Tankvorgänge.

Tankkarten bündeln alle Transaktionen zentral und ermöglichen eine übersichtliche Auswertung der Kraftstoffkosten. Unternehmen können nachvollziehen, wann, wo und in welchem Umfang getankt wurde. Dadurch lassen sich Entwicklungen frühzeitig erkennen, Kosten besser steuern und – mithilfe von MEIN FUHRPARK – auch die Fahrer direkt einbinden.

Nach eigenen Auswertungen konnten MEIN FUHRPARK Kunden, die ihre Fahrer aktiv beim Thema Spritkosten mitnehmen, ihre Ausgaben um rund 10% reduzieren. Die Tankdaten werden per automatisierter Schnittstelle an MEIN FUHRPARK übermittelt und ausgewertet. Fuhrparkverantwortliche sehen so die durchschnittlichen Spritpreise sowie -verbräuche ihrer Fahrer und können gesamtheitliche Reports erzeugen.

Der größte Hebel liegt aber bei denjenigen, die die Tankkarte benutzen: Fahrer erhalten ebenso eine Auswertung ihrer eigenen Durchschnittspreise und -verbräuche inklusive Feedback, wie sie im Vergleich zu ihren Kollegen abschneiden (selbstverständlich DSGVO-konform).

Achtung vor steigenden Fällen von Tankkartenmissbrauch

Die meisten Fahrer nutzen Tankkarten verantwortungsvoll. Dennoch zeigen Erfahrungen aus der Praxis, dass es immer wieder zu Auffälligkeiten kommt. Seit dem gewaltigen Anstieg der Spritpreise hat die Zahl dieser Auffälligkeiten rasant zugenommen.

Technisch unmögliche Tankfüllungen, abweichende Spritsorten, mehrfaches Tanken innerhalb kurzer Zeiträume oder Tankvorgänge außerhalb der üblichen Einsatzzeiten können Hinweise auf Fehler oder Missbrauch sein. Oft fallen Betrugsfälle erst nach Monaten auf, wenn bereits ein erheblicher finanzieller Schaden entstanden ist. Der häufigste Grund dafür ist, dass eine zuverlässige manuelle Kontrolle einfach zu viel Zeit kostet, die nicht vorhanden ist.

Bei MEIN FUHRPARK werden eingehende Tankvorgänge direkt mit den Stammdaten des Fahrzeugs abgeglichen. So gibt es sofort eine Meldung an Fuhrparkverantwortliche und an Fahrer, wenn beispielsweise mehr getankt wurde als in den Tank passt, Diesel in einen Benziner getankt wurde, oder Ähnliches.

Klare Regeln schaffen Sicherheit

Damit Tankkarten effizient genutzt werden können, sollten Unternehmen klare Vorgaben definieren. Fahrer müssen wissen, welche Leistungen oder Produkte über die Karte abgerechnet werden dürfen und welche nicht. Transparente Richtlinien schaffen Sicherheit für alle Beteiligten und reduzieren Missverständnisse. Gleichzeitig erleichtern sie die Kontrolle der Ausgaben und die Einhaltung interner Prozesse.

Bewährt hat sich hier eine Tankkartenvereinbarung, die den Mitarbeitern beim Aushändigen Ihrer (neuen) Tankkarte übergeben wird und gleichzeitig Vorgaben zur Nutzung sowie Tipps zum günstigen Tanken gibt.

[MEIN FUHRPARK Tipp: Fragen Sie unsere Vorlage für eine Tankkartenvereinbarung gerne per Mail an info@meinfuhrpark.de an.]

Tankdaten auswerten statt nur sammeln

Tankkarten liefern wertvolle Informationen für die Fuhrparksteuerung. Werden diese Daten systematisch ausgewertet, lassen sich Einsparpotenziale erkennen.
Unternehmen erhalten Einblicke in Kraftstoffverbrauch, Fahrzeugauslastung und Kostenentwicklungen. Dadurch können Entscheidungen auf Basis konkreter Zahlen getroffen werden, statt auf Vermutungen zu beruhen.

Digitalisierung vereinfacht die Kontrolle

Viele Fuhrparkverantwortliche kennen das Problem: Die Daten liegen zwar vor, müssen aber manuell ausgewertet werden. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Digitale Fuhrparklösungen helfen dabei, Tankdaten mit Fahrzeugen, Fahrern und weiteren Fuhrparkinformationen zu verknüpfen. Auffälligkeiten werden schneller erkannt und relevante Kennzahlen stehen jederzeit zur Verfügung.

Dadurch entsteht ein vollständiger Überblick über die tatsächlichen Kraftstoffkosten und deren Entwicklung.

Mein Fuhrpark Tipp

Tankdaten sind besonders wertvoll, wenn sie nicht isoliert betrachtet werden. Mit MEIN FUHRPARK lassen sich Kraftstoffkosten gemeinsam mit Fahrzeugdaten, Terminen, Aufgaben und weiteren Fuhrparkinformationen zentral verwalten. So erkennen Sie Kostenentwicklungen frühzeitig, behalten den Überblick über Ihre Flotte und treffen fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten.