Die Gemeinkosten bei Firmen wie Fahrschulen oder Pflegediensten bestehen im Wesentlichen aus Fahrzeugkosten. In diesem Beitrag finden Sie wichtige Tipps wie Sie Ihre Fuhrparkkosten im Detail in den Überblick bekommen, eigene Kostentreiber frühzeitig erkennen und eindämmen können. Weiterhin ist es leichter die deutlich gestiegenen Fahrzeugkosten in die Kalkulation der Fahrstunden oder Pflegetouren miteinzubeziehen, wenn die Steigerung transparent aufbereitet sind.

Viele Firmen arbeiten in diesem Bereich noch mit mehreren unterschiedlichen Excel-Tabellen. In der einen sind die Leasingdaten und Auslauftermine archiviert, in einer anderen werden die KM-Laufleistungen überwacht. In einer weiteren die Termine für die Haupt- und Abgasuntersuchung. Manche pflegen dann noch gesonderte Notizen in denen die individuellen Details der Fahrzeuge dokumentiert sind, wie zum Beispiel der Einlagerungsort der Winterreifen. Trotz diesem manuellen Pflegeaufwand ist kostenseitig noch nichts aufbereitet. Wer sich über Excel auch noch einen Kostenüberblick schaffen will, erlebt den Effekt, dass die manuelle Aktualisierung der Daten so viel Zeit braucht, dass man zur Nutzung dieser Ergebnisse und Umsetzung von notwendigen Handlungsfelder gar nicht mehr kommt. Damit bleibt der größte Kostenblock nach den Personalkosten unübersichtlich und wächst akutell in den Himmel, ohne dass man konkret darauf Einfluss nehmen kann.

Auch wenn man über Digitalisierung unterschiedlicher Auffassung sein mag, hilft sie doch im Bereich der Fahrzeugkosten erheblich. Ein System wie zum Beispiel www.meinfuhrpark.de ist ein solches cloudbasiertes System, dass man ohne Installationsaufwand sofort nutzbar ist. Es ist nur ein Internetbrowser und ein Zugang notwendig. Die Fuhrparkkosten werden in dem System verursachungsgerecht aufgeschlüsselt und sind damit eine große Hilfe bei der Darstellung von Steigerungen hinsichtlich der Fahrstundenkalkulation. Der Clou ist aber, dass in dieses System keine Daten mühsam eingegeben werden müssen wie in einer Exceltabelle. Es reicht aus, die notwendigen Belege wie z.B. Leasingvertrag, Versicherungspolice und Fahrzeugschein zu fotografieren und hochzuladen. Die laufenden Tankdaten kommen direkt aus der Tankkarte dazu. Und schon hat man einen optimalen Kostenüberblick ohne den lästigen Pflegeaufwand, wie man den aus der Excel-Methode kennt.

In diesem Zusammenhang ist der TCO (Total Cost of Ownership) eine wichtige Wirtschaftlichkeitskennzahl für den Fuhrpark. Dieser Wert zeigt auf, was aus Gesamtkostensicht ein gefahrener Kilometer mit dem jeweiligen Fahrzeug kostet. So kann man teurere Fahrzeuge einfach finden und die Kosten eindämmen. Weiterhin vergleicht das System im Hintergrund stetig die realen TCO-Werte der angelegten Fahrzeuge mit dem jeweiligen Referenzwert, der von ADAC berechnet wurde. Eine Abweichung wird als Kostenausreißer gemeldet der sogar, wenn man möchte, als Pushmitteilung aufs Handy gesendet. Eine bessere Überwachung der Fuhrparkkosten kann man sich nicht wünschen. Es hilft nicht nur individuelle Kostentreiber frühzeitig zu erkennen und einzudämmen, sondern bringt fundierte Zahlen und Argumente für die Kalkulation hinsichtlich einer evtl. notwenigen Preisanpassungen.

Die MEIN FUHRPARK Tipps:

• Kostensteigerungen im Fuhrpark schlagen direkt auf den Gewinn
• Digitale Lösungen wie z.B. MeinFuhrpark.de sorgen für einen stetigen und optimalen Kostenüberblick im Fuhrpark
• Digitale Systeme im Fuhrpark vermeiden den manuellen Pflegeaufwand von z.B. Excel-Listen oder Kalendereinträge und bringen Zeit um die notwendigen Handlungsfelder umzusetzen
• Mehrungen erkennen und eindämmen: Einsparungspotentiale und Handlungsfelder werden automatisch aufgezeigt und sorgen für Reduzierung von Fahrzeugkosten bis 30%