Jede Firma, die mehrere Mitarbeiter und Fahrzeuge im mobilen Einsatz hat, kennt die Probleme. Die Fahrzeuge haben Schäden, für die niemand verantwortlich ist. Ständig werden notwendige Wartungen oder Reparaturen übersehen, die Tanks leer und manchmal Kilometerstände auf die Wagen gefahren, die man betrieblich nicht nachvollziehen kann.
In diesem Artikel wollen wir das Thema Fahrzeugmanagement und Privatnutzung von Firmenfahrzeugen beleuchten und einige praktische Tipps geben, wie man für sein Unternehmen die Kosten und Risiken minimieren und die Mitarbeiter dabei motivieren kann.

Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten ist ein bedeutender Erfolgsfaktor in unserer Branche geworden. Immer mehr Mitarbeiter geht es dabei nicht nur um den reinen Gehalt, sondern auch um Komfort-Themen wie beispielsweise die Nähe zum Wohnort, Flexibilität bei Arbeitszeiten und auch um das Thema Mobilität und konkret um das Auto. Nachweislich sind Mitarbeiter, die ein Fahrzeug auch zu privaten Anlässen nutzen dürfen, loyaler zum Unternehmen und motivierter bei ihrer Arbeit. Die Nutzung des oft mit Firmenlogo gebrandeten Fahrzeuges verdeutlicht die Zugehörigkeit des Mitarbeiters in dessen Nachbarschaft und in seinem Freundeskreis. Ein Fahrzeug fördert also die Loyalität zum Unternehmen, stützt so die Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber und zerstört so vielleicht den ein oder andere Abwanderungsgedanken schon im Ansatz.

Doch so einfach wie das klingt ist das Thema Dienstwagenüberlassung mittlerweile nicht mehr. Man könnte meinen der Gesetzgeber, in Gestalt von Steuerprüfern, ist gerade bei kleineren und mittleren Fuhrparks wie bei Pflegediensten hinter der Privatnutzung her, wie der Teufel hinter der armen Seele. Der Grund ist ganz einfach. Es werden aufgrund von Unkenntnis und fehlenden Überprüfungsprozessen oft unbewusst Fehler in dieser Überlassung gemacht. Und schon bei kleineren Fehlern kann die gesamte Fahrzeugnutzung in Frage gestellt werden. Für einen Steuerprüfer eine wunderbare Möglichkeit, hohe Nachforderungen in seinen Prüfbericht zu schreiben und so Beförderungspunkte für seine Karriere zu sichern. Für einen Pflegedienst beispielsweise mit vielen Fahrzeugen und wechselnden Fahrern kann diese Angelegenheit empfindlich teuer werden.

Dienstwagenüberlassungsvereinbarung

Generell ist es empfehlenswert die Privatnutzung oder den Ausschluss dessen mit einer sogenannten Dienstwagenüberlassungsvereinbarung mit dem Mitarbeiter zu dokumentieren. In dieser Vereinbarung wird dann nachvollziehbar geregelt, was der Mitarbeiter mit dem Fahrzeug darf und was nicht. Weiterhin enthält so eine Vereinbarung Regelungen zu Selbstbeteiligungen bei Schäden, Fahruntüchtigkeit, Überlassung an Dritte u.a. So erreicht man klare Regelungen mit den Mitarbeitern und Rechtsicherheit für das Unternehmen. Mit Unterstützung eines Steuerberaters, bzw. Anwalts kann man eine passende Vereinbarung rechtsicher für sein Unternehmen und für die Mitarbeiter aufbauen.

Fahrzeugmanagement

Neben den steuerlichen Fallen kommt es manchmal auch zu anderen unschönen Vorkommnissen mit dem Fuhrpark. Beispielsweise wurde bei einem Unternehmen ein Fahrzeug vom Finanzamt aufgrund eines deutlichen Mehrverbrauchs an Kraftstoff bei der Steuerprüfung abgelehnt. Nach Recherche im Betrieb kam dann heraus, dass der betreffende Mitarbeiter beim Tanken über Jahre hinweg immer einen Kanister befüllt und abends den Diesel in seinen privaten Heizöltank gekippt hatte.

Ein weiteres kritisches Signal im Fuhrpark ist der Minderverbrauch an Kraftstoff. Auch hier kommt es vor, dass Fahrzeuge am Wochenende zu unerlaubten privaten Ausfahrten genutzt werden. Oft tanken die Mitarbeiter dann auf eigene Kosten, also ohne die betriebliche Tankkarte nach, um den offensichtlichen Missbrauch zu verheimlichen. Doch der Verschleiß an Reifen, das Unfallrisiko und der Verbrauch von Leasingkilometer (bei geleasten Fahrzeugen) trägt das Unternehmen.

Üblicherweise kommen solche Fälle erst ans Tageslicht, wenn die Kosten schon hoch vierstellig sind und der, bzw. die Mitarbeiterin wenigstens entlassen, wenn nicht sogar wegen Betrug angezeigt werden muss. Eine unschöne Sache für die gesamte Belegschaft. Aber „Gelegenheit macht Diebe“! Deshalb muss man sich auch selbst an die Nase fassen und überlegen, wie man solche Gelegenheiten sehr früh, also im Ansatz erkennen und verhindern kann. Dann könnte man sich mit einer Abmahnung viel Ärger und Demotivation im gesamten Team ersparen und im Zweifel einen guten Mitarbeiter-in halten.

Fuhrparkmanagementsysteme

Wer das Thema Fahrzeugmanagement in seinem Unternehmen optimieren möchte, sollte sich von der guten alten Excel- und Outlook-Lösung trennen und sich am Markt nach einem passenden professionellen System umschauen. Ein solches Systemen spart Prüf- und Erfassungsaufwand im Thema Fuhrpark, weil z.B. die Tankdaten und Kilometerstände direkt vom Tankkartenanbieter eingespielt und zu 100% ausgewertet werden. Auch geringe Abweichungen werden dann sofort angezeigt und man kann diese dann hinterfragen. Neben dem professionellen Spritcontrolling übernehmen solche Systeme auch das gesamte Termin- und Kostenmanagement im Fuhrpark. Sie ersetzen nicht nur die manuelle Excel-Pflege sondern optimieren und erleichtern das Fahrzeugmanagemen.

Das System „MEIN FUHRPARK“ vom Springer-Konzern wurde speziell für kleinere und mittlere Flotten entwickelt und passt optimal für Firmen mit mindestens fünf Fahrzeugen. Hier können sogar Dienstleistungen, wie z.B. Unfallschadenabwicklung und Sonderkonditionen für Kraftstoff und Reifen in Anspruch genommen werden, die das Unternehmen aufwands- und kostenseitig weiter entlasten. Wer weiteres Interesse hat, kann sich unter www.meinfuhrpark.de direkt einen Online-Vorstellungstermin buchen und seine individuellen Fragen beantwortet bekommen.

Fuhrpark-Tipps:

• Regeln Sie generell die Nutzung der Fahrzeuge in einer Dienstwagenüberlassungsvereinbarung mit ihren Mitarbeitern
• Definieren Sie die Privatnutzung. Ein reines Verbot entlastet Sie bzw. Ihre Mitarbeiter nicht vor dem Fiskus, es muss nachgewiesen werden können.
• Wenn Sie mehr als 10 Fahrzeuge haben, lohnt sich die Anschaffung eines Fuhrparkmanagement-Systems wie z.B. „MEIN FUHRPARK“, um größere Schäden und Ärger zu vermeiden.
• Gute Systeme bieten neben den reinen Software-Funktionen per App und Web auch professionelle Dienstleistungen und Sonderkonditionen, um Ihre Fuhrparkkosten und den Aufwand zu senken.